Государственное казённое учреждение "Государственный архив Приморского края"
Об итогах работы государственного учреждения "Государственный архив Приморского края" за 2009 год

Об итогах работы государственного учреждения "Государственный архив Приморского края"

за 2009 год (содоклад заместителя директора госархива Танцуренко Е.И. на заседании коллегии архивного отдела Администрации Приморского края)

 

 

 

              Прошедший год был очень сложным для госархива. Арбитражный суд Приморского края 20 июля 2009 года принял решение о нашем выселении из занимаемого нами здания по ул. Алеутской в г. Владивостоке. Мы вынуждены были для начала освободить площади 299,1 кв.м. в этом здании и переместить часть документов в здание на проспекте 100 лет Владивостоку, 7.  Намного ухудшились условия хранения документов в архиве. Площадь помещений, предназначенных для хранения архивных документов, уменьшилась  на 83,1  кв.м., количество погонных метров стеллажей уменьшилось на 1056 метров, часть документов в связи этим находится в складированном состоянии - 98853 единицы хранения.

 План по основным показателям выполнен, за исключением, показателя по улучшению физического состояния документов, в том числе реставрации документов, подготовки фотодокументальных выставок и тематического перечня документов. Не удалось завершить работу по подготовке к изданию  «История органов управления Приморского края». Причина невыполнения - внеплановые затраты на работу по исполнению запросов социально-правового характера, подготовке сборника документов по истории г. Владивостока,  перемещению архивных документов. В связи с недостаточным финансированием не издано Дополнение к справочнику «Документы по личному составу  Государственного архива Приморского края».

            В тоже время в 2009 году мы завершили несколько важных видов работ, которые нами осуществлялись в течение многих лет.

В 2009 году  проводилась работа по улучшению физического состояния документов, всего улучшено состояние 1093 дел. План по улучшению физического состояния дел не выполнен в связи с тем, один реставратор был занят работой по исполнению социально-правовых запросов.  В плановом порядке проводилась реставрация документов из архивохранилища №1, подшивались дела из фондов, которые наиболее интенсивно используются при исполнении социально-правовых запросов граждан.

 В типографии ОАО «Дальприбор» переплетено и отреставрировано 216 книг и 70 подшивок газет научно-справочной библиотеки госархива. Впервые  эта работа выполнена в таком объёме в такой короткий срок, благодаря тому, что из краевого бюджета были выделены немалые средства на её осуществление.

Проводилась проверка наличия   и физического состояния особо ценных документов в архивохранилищах № 2,3. Проверено в соответствии с планом работы 10224  дела, все дела обнаружены.

          Закончена проверка наличия и состояния печатных изданий, начавшаяся в 2006 году.

Фотолаборатория госархива завершила размотку  рулонов фонда пользования на особо ценные документы на бумажной основе, которая велась начиная с 2002 года, в течение восьми лет.

         Приём документов шёл в плановом порядке, несмотря на то, что уменьшилась площадь помещений для хранения документов.

          В 2009 году  госархив края принимал в основном документы на бумажной основе, в основном управленческую документацию  от организаций, сроки ведомственного хранения документов у которых истекли:

5308 ед.хр. управленческой документации от Администрации Приморского края, Приморского краевого комитета госстатистики,  Приморской краевой организации Всероссийского «Электропрофсоюза», Приморского краевого отделения Общероссийского общественного фонда «Российский детский фонд», Совета Федерации профсоюзов Приморского края, ОАО «Приморский полиграфический комбинат»,  Главного управления Центрального банка  РФ по Приморскому краю, ГУ «Приморский краевой академический театр им. Горького» и других.

421 ед. хр. научно-технической документации: документы сдал  Дальневосточный институт «Дальгипрорыбпром», государственная часть  за 1966-1994 годы.

Госархив принимал на хранение также, фотодокументы, от Приморского краевого Дома молодёжи (позитивы). Принято также 204 ед. хр. по личному составу от ликвидированных организаций и 8 DVD от киновидеообъединения «Бомарше».

В течение 2009 года приняты от граждан  документы: от капитана I ранга в отставке, ветерана Управления ФСБ России по Тихоокеанскому флоту, участника Великой Отечественной войны  А.А. Лазарева и заслуженного деятеля Всероссийского музыкального общества,  А.Г.  Агбалян.

Всего за 2009 год в госархив поступило 24 новых фонда.

В  2009 году на заседаниях ЭПМК  архивного отдела Приморского края утверждены описи дел управленческой документации на  6222 ед.хр. (в т.ч. описи на 6208 ед.хр., составленные в организациях - источниках комплектования госархива). Кроме того, на заседаниях ЭПМК госархива края согласованы описи дел по личному составу организаций-источников комплектования на 6642 ед.хр.

Госархивом края на договорных началах упорядочены 3072 ед.хр. постоянного хранения и 5388 ед.хр. по личному составу.

В течение 2009 года оказывалась методическая и практическая помощь учреждениям и организациям по разработке нормативно-методических документов по организации хранения документов и делопроизводству, в результате согласовано 144 номенклатуры дел, в том числе 105 номенклатур мировых судей судебных участков по Приморскому краю, 22 положения об экспертных комиссиях организаций, 3  положения об архивах организаций, 1 примерное положение об архивах городских (районных) судов, 4 инструкции по делопроизводству. Сотрудники отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства приняли участие в проведении четырёх семинаров по вопросам делопроизводства и архивного дела. Организациям и предприятиям всех форм собственности дано 445  консультаций по вопросам делопроизводства, составлению номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, организации ведомственного хранения документов.

В 2009 году в госархиве края завершена многолетняя работа по описанию документов, обнаруженных неописанными в 2005 году в составе фонда Приморского крайкома КПСС и не относящихся к данному фонду.  

Описаны документы фонда А.А. Лазарева, капитана I ранга в отставке, ветерана Управления ФСБ России по Тихоокеанскому флоту, участника Великой Отечественной войны.

Описано 449 ед.хр. фотодокументов, в том числе 418 ед.хр., поступивших ранее в госархив от организаций, главным образом от Владивостокской базы тралового и рефрижераторного флота.

Проведено  усовершенствование 10 описей на 4102 ед.хр. управленческой документации и 10 описей на 6029 ед.хр. по личному составу.

В 2009 году мы не проводили работу по каталогизации документов в Программном комплексе «Архивный фонд», в связи с необходимостью проведения работ по объединению частей ПК «Архивный фонд» (ранее каталогизация  велась на обособленном компьютере из-за отсутствия локальной сети). Мы вернулись к каталогизации карточной форме. В ходе этой работы внедряли ЕКДНИ.

Издан Путеводитель по фондам Государственного архива Приморского края, том 1, объём издания 45,15 усл. печатных листов, который готовился к изданию  в течение 8 лет.  Подготовлено дополнение к справочнику «Документы по личному составу Государственного архива Приморского края», но не издано в связи с недостатком финансовых средств.

Началась работа по подготовке Путеводителя по фондам Государственного архива Приморского края,

 том 2. Фонды общественно-политических организаций. Составлены схема Путеводителя, план-проспект, исторические справки и аннотации документов к фондам I категории.

Продолжалась работа по ведению учётной БД «Архивный фонд». Введены описания 25 фондов, 37 описей. Заполнены поля «Историческая справка», «Аннотация» на 6 фондов (Р-1, Р-7, Р-26, Р-25, Р-85, Р-1100), эту работу мы проводили впервые. Общее количество введённых описаний фондов  3498 из 3500, описей - 5877, введены описания всех фондов госархива. Нам не удалось добиться того, чтобы данные электронного паспорта, который выводит программный комплекс «Архивный фонд», совпадали с бумажным паспортом.

В тестовом режиме велась работа по оцифровке архивных описей и документов. Оцифровано 5850 описей и 3714 особо ценных дел фондов   Р-26 Приморский крайисполком и Р-1694 Администрация Приморского края, объём  накопленных данных 1,35 Tb.  Оцифровано 1218 фотодокументов (позитивов), объём данных 1,91 Gb.  Для проведения работ по оцифровке использовались   4 протяжных сканера Fujitsu,  2 планшетных сканера Planscan,  1 планшетный сканер Epsonscan, 7 компьютеров, файловый сервер, установлена ЛВС, объединяющая компьютеры сотрудников, участвующих в оцифровке.

Программа распознавания описей, заголовков дел на конец 2009 года в стадии разработки,  поиск, учёт  описей и документов   затруднены, поэтому считать базу данных оцифрованных описей и дел  справочником пока не представляется возможным.

В 2009 году открылся сайт государственного учреждения «Государственный архив Приморского края». В структуре сайта создано 9 разделов, имеются страницы на английском языке. На главной странице размещена контактная информация и  ссылка на карту Владивостока, с указанием места расположения госархива. В разделе «Деятельность архива» размещены Положение о госархиве, краткая история, структура архива, характеристика состава документов. В разделе   «Справочно-поисковые средства» размещён электронный вариант недавно изданного Путеводителя по фондам, ссылки на тематические перечни документов, на справочник по фондам личного происхождения.

За период с 9 мая по 31 декабря 2009 года с материалами сайта ознакомились 1547 посетителей, в том числе из России, Китая, США, Болгарии, Германии, Израиля и других государств. Совершено 2339 посещений, 15572 просмотра страниц. В среднем,   на архивный сайт в месяц  заходит около 200 посетителей.

В течение 2009 года госархивом края проведено 26 информационных мероприятий, из них 4 в связи с обращениями государственных органов и органов местного самоуправления.

Опубликовано 6 статей, в том числе: «Признавая такое положение совершенно невозможным», посвящённая 115-летию газеты Приамурские ведомости»  в газете «Дальневосточный учёный»; «Из истории политико-просветительного образования среди китайского населения в Приморском крае.1923-1939 г.г» в журнале «Вестник архивиста»; «Деятельность  Приморского губернского военного комиссариата»  в информационном  бюллетене  Министерства обороны РФ «Военные комиссариаты». Подготовлен к публикации дневник участника русско-японской войны А.П.Острякова об участии в русско-японской войне 9-го Восточно-Сибирского полка (журнал «Исторический архив»).

Подготовлена фотоподборка из 10-ти фотодокументов для публикации в юбилейном фотоальбоме, посвященном 65-летию Победы в Великой Отечественной войне и во Второй мировой войне, разгрому милитаристской Японии и  Южно-Сахалинской и Курильской операций (Управление по делам архивов Сахалинской области). Альбом планируется к изданию в 2010 году.

Вышло в эфир 5 теле и радиопередач, посвящённых дню рождения Владивостока и Дню Архивов.

Подготовлено 6 информационных документов, в том числе: для Администрации Приморского края информационное письмо «О наличии печатных материалов и перечней документов архива  по теме: «Переселенческая политика правительства России» и  информационная справка «О переселенческой политике правительств России по заселению Приморья, о системе льгот, направленных на территориальное закрепление населения и мер по сокращению оттока населения из Приморья за период 1856-1998 годов»; для Приморской краевой общественной организации  «Общество российско-китайской дружбы» информационное - письмо «Из истории деятельности китайской ленинской школы во Владивостоке в 20-30-е годы ХХ в ».

Проведено 2 экскурсии, по улицам Владивостока, посвящённых Дню Владивостока, с использованием архивных документов: «Вокзалы и привокзальная площадь   г. Владивостока» и обзорная по ул. Алеутская.

Проведена внеплановая работа по выявлению и копированию документов для сборника документов к 150-летию города Владивостока. Просмотрено  243 дела в 10 архивных фондах. Выявлен 231 документ, принято Институтом истории, археологии и этнографии народов Дальнего Востока  для сборника 130 документов. Документы откопированы на 529 листах и переданы в институт для напечатания с целью последующей археографической обработки.

В 2009 году госархив края поступило 4487 социально-правовых запросов, что  на 329 или 7,3% больше, чем   в 2008 году (4158).  Всего, вместе со всеми непрофильными, исполнено 4089 социально- правовых  запросов. Максимальный  срок исполнения 4 месяца.

Уменьшение количества исполненных социально-правовых запросов,  в том числе исполненных в срок, объясняется тем, что в 2009 году увеличилось количество поступивших тематических запросов, в том числе от государственных органов, внепланово затрачено время на работу по перемещению архивных документов архива в другое здание, к  исполнению запросов привлечено меньшее количество сотрудников, по сравнению с 2008 годом.  Тем не менее,  для сокращения сроков исполнения запросов  привлекались дополнительно (кроме сотрудников сектора) сотрудники отдела использования и публикации документов, отдела научно-справочного аппарата и отдела государственного учёта и обеспечения сохранности  документов.

В декабре 2009 году госархив в рамках  внедрения Правил работы перешёл на новую систему регистрации запросов, запросы имущественного характера, не связанные с начислением пенсий, получением льгот и компенсаций теперь регистрируются как тематические.

328 пользователей, работавших в 2009 году в читальном зале госархива  осуществили  2368 посещений, им выдано 10018 дел пользователям в читальный зал. Количество пользователей по сравнению с прошлым годом уменьшилось, а количество выданных дел и посещений увеличилось.

Поступило 736 запросов, что на  131 запрос или на 17,8 % больше, чем в 2008 году (605).Исполнено 711тематических запросов.

В 2009 году госархив края  предоставил информационные услуги 4406 пользователям архивной информацией.

           В 2009 году продолжалась работа по рассекречиванию архивных документов, рассекречено полностью 13865 дел по 7-ми фондам, в основном мы рассекречивали документы Партийного комитета Дальневосточного морского пароходства.

Разработано и утверждено приказом начальника архивного отдела     новое Положение  о комиссии государственного учреждения «Государственный архив Приморского края» по рассекречиванию архивных документов.

           Хочется также отметить такой положительный факт. Впервые за многие  3 наших  сотрудника  закончили обучение в Отраслевом центре повышения квалификации ВНИИДАД  по специальности «Архивоведение» (заочный годичный курс). Приятно отметить, что все закончили курс с отметками «хорошо» и «отлично», один  на «отлично».

     Основной задачей госархива на 2010 год будет работа по исполнению социально-правовых  запросов в установленные Правилами работы государственных архивов сроки.  Ожидается  увеличение поступающих запросов как минимум  на 2-3 тысячи, т.е. на 50% по сравнению с 2009 годом за счёт приёма на государственное хранение  документов ликвидированных нотариальных контор и документов по личному составу Востокрыбхолодфлота.

 

 

 

© 2018 ГУ "Государственный архив Приморского края"